オフィス移転には旧オフィス、
新オフィスそれぞれの準備が必要です。
解約間際に慌てることのないよう、
余裕をもって計画的に進めることが大切です。
今回は時系列で分かりやすく解説します。
お引越しの流れ
6ヶ月前
◆旧オフィス
・解約手続き
オフィスの移転が決定したらまず、
旧オフィスの解約手続きを行いましょう。
一般的に解約予告期間は6ヶ月前の場合が多いですが、
小規模なオフィスの場合は3ヶ月前のケースもありますので、
賃貸借契約の内容をしっかりと確認しましょう。
◆新オフィス
・物件選定、契約
希望する立地や面積、賃料や初期費用、その他設備をもとに
物件選定を行います。
まずは、オフィス仲介業者のホームページから物件検索を行い、
オフィス市場の把握や情報収集を行うと良いでしょう。
その上で仲介業者へ希望条件を伝え、物件を紹介してもらいます。
物件検索時に気になる物件があれば、お問合せの際に伝えるとスムーズです。
旧オフィスの退去時期に間に合うように、
しっかりと入居時期を確認しておきましょう。
3～4ヶ月前
◆旧オフィス
・原状回復工事の打ち合わせ
オフィスを退去する際は、物件を借りた時の状態に戻す
「原状回復工事」を行わなければなりません。
特に指定業者が決まっていない場合は
自分たちで工事業者を探す必要があります。
工事業者が決まったら、工事業者と管理会社又はオーナーを交え
原状回復が必要な個所を確認し、見積もりを依頼します。
◆新オフィス
・内装業者選定、什器選定
・オフィスレイアウト選定
・電気などの工事業者選定
・社員への通達
新オフィスが決まれば、次は具体的なレイアウトプランを考えていきます。
移転目的に基づきながら快適なオフィスレイアウトを決めていきましょう。
電気工事など必要に応じて専門業者の選定も行いましょう。
1～2ヶ月前
◆旧オフィス
・不要什器の買取査定
新オフィスの準備にばかり目が行ってしまい見落としがちなのが
不用品の処理です。
買い取りを依頼することで廃棄処理費用を抑えることもできます。
◆新オフィス
・引っ越し業者選定
・火災保険プラン選定
・移転挨拶状の準備
・関係各社への通知
・会社案内等の変更など
引っ越しのコストを抑える為には１社ではなく
複数の業者へ見積依頼を行うのがポイントです。
金額だけではなく、何をしてくれるのか
作業内容までしっかり確認しましょう。
移転後・移転日
◆旧オフィス
・買取
・原状回復工事実施
・明け渡し
・契約終了
・保証金等の精算
通常、オフィス物件の原状回復工事は
契約期間内に終了させなければなりません。
その後、明け渡し、契約終了となります。
◆新オフィス
・引っ越し
・電気などの移転連絡
・行政機関への届け出
会社の住所が変更となった場合は、
2週間以内に法務局にて変更に関する書類を提出する必要があります。
提出する書類は「登記簿謄本」「定款」「印鑑証明書」です。
まとめ
今回は、オフィス移転について詳しく解説してきました。
旧オフィス、新オフィスそれぞれでお引越しの準備が必要です。
慌てることのないよう綿密に計画しておきましょう。
オフィス移転の際にもうひとつ重要なのが、「費用」です。
ある程度まとまった費用が必要になるので
前もって確認することが大切です。
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